Quy trình lưu giữ hồ sơ như thế nào là đúng

0

 

Với  các doanh nghiệp mới thành lập thì việc lưu trữ hồ sơ thường chưa có nhiều kinh nghiệm trong khi số lượng hồ sơ tăng nhanh chóng qua các năm. Vậy lưu hồ sơ mang lại những lợi ích gì, cách lưu hồ sơ thế nào cho đúng? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết dưới đây.

Tại sao cần thực hiện lưu trữ hồ sơ đúng quy trình?

Với các doanh nghiệp thì việc lưu trữ hồ sơ là vô cùng quan trọng. Lưu trữ hồ sơ giúp doanh nghiệp dẽ dàng theo dõi hoạt động của công ty trong thời gian vừa qua. Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh công ty nhanh hay chậm, số lượng nhân viên hay thay đổi nhân viên công ty ra sao. Từ đó, đề ra kế hoạch mới, phương hướng phát triển mới của doanh nghiệp.

Quy trình lưu hồ sơ chính là cơ sở để quản lý làm báo cáo tài chính và các báo cáo liên quan chính xác nhất. Các hồ sơ sẽ xác định được các nguồn thu nhập của công ty, từ đó phân biệt được thu nhập thương mại, thu nhập phi thương mại.

Lưu chứng từ thật dễ dàng với Vinamoves

Nếu luu chung tu của doanh nghiệp khoa học, bạn hoàn toàn có thể điền khai thuế trên cơ sở các báo cáo tài chính doanh nghiệp. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể chứng minh tài sản qua các tờ khi thuế khi cơ quan chức năng kiểm tra.

Quy trình lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp như thế nào?

Thông thường, quy trình lưu hồ sơ của doanh nghiệp sẽ trải qua 4 bước cơ bản. Thực hiện theo đúng trình tự thì việc lưu trữ tài liệu sẽ trở nên khoa học và nhanh chóng.

Bước đầu tiên rất quan trọng là xác định chính sách quản lý hồ sơ. Doanh nghiệp sẽ phải đưa ra thời gian chính xác lưu trữ từng loại tài liệu từ khi lưu trữ. Hãy lên kế hoạch bảo mật các hồ sơ quan như thế nào, những ai được phép tiếp cận hồ sơ?,…

Bước hai, hãy tiến hành xây dựng quy trình chuẩn trong quản lý hồ sơ, lưu chứng từ. Bước thứ hai này doanh nghiệp cần lên kê hoạch các phương pháp lưu trữ hồ sơ, cách lập danh mục, bảo quản danh mục ra sao, phân loại hồ sơ như thế nào, nhận dạng hồ sơ ra sao và cuối cùng là bảo quản, sắp xếp hồ sơ. Đây được đánh giá là quan trọng nhất trong quá trình lưu hồ sơ của doanh nghiệp.

Kho lưu chứng từ

Bước ba tiến hành sắp xếp hồ sơ. Hãy chuẩn bị các phương tiện và công cụ cần thiết để lưu trữ, bao gồm: kệ, giá đỡ, đĩa CD, bìa cứng,… Hãy lên kế hoạch thời gian cụ thể để sắp xếp hồ sơ cho phù hợp trước khi lưu trữ.  Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn cần họp toàn bộ nhân viên và thực hiện mẫu trước khi đi vào lưu trữ.

Bước cuối cùng tiến hành lập danh mục và lưu trữ hồ sơ. Bạn hãy giao việc lập danh mục khác nhau cho các nhân viên khác nhau, cần có trưởng phòng quản lý chung tất cả hồ sơ lưu trữ của cơ quan. Trong bước cập nhật hồ sơ, hãy thường xuyên theo dõi các hồ sơ, tránh thất lạc và bổ sung các hồ sơ mới.

Bạn cũng cần yêu cầu nhân viên thường xuyên báo cáo việc lưu trữ hồ sơ tới quản lý để kịp thời kiểm soát số lượng hồ sơ và nhanh chóng khắc phục nếu có sự cố không may xảy tới.

Trên đây là những chia sẻ về lưu hồ sơ http://www.luuhoso.com/, lưu chứng từ cho doanh nghiệp sao cho khoa học và chính xác nhất. Nếu còn gặp khó khăn trong việc lưu trữ giấy tờ, tài liệu, bạn hãy sử dịch dịch vụ thuê kho bãi, việc lưu trữ giấy tờ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *